Pemberitahuan ini menjelaskan bagaimana Luno Group dan anak perusahaan yang dimiliki sepenuhnya ("Luno") memproses data pribadi pelamar kerja. Perusahaan Luno di negara tempat Anda mendaftar bertanggung jawab untuk melindungi data pribadi. Bergantung pada lokasi Anda, perusahaan yang memiliki tanggung jawab tersebut biasanya disebut sebagai "pengontrol data" atau "pihak yang bertanggung jawab". Mohon pelajari kebijakan ini dengan cermat.

Pemberitahuan ini ditinjau secara berkala dan dapat diperbarui. Kami akan memastikan versi terbaru dari pemberitahuan ini dipublikasikan di sini.

Gambaran umum proses rekrutmen kami

Kami menerima lamaran langsung dari Anda melalui situs web atau LinkedIn, yang dimasukkan ke dalam sistem pelacakan pelamar kerja kami, Greenhouse (ATS), atau dari perekrut yang mengunggah CV secara langsung ke ATS. Manajer perekrutan, bersama dengan tim akuisisi bakat, akan meninjau lamaran dan memilih pelamar untuk tahap berikutnya, yang dapat berupa tes di rumah atau wawancara putaran pertama. 

Hanya setelah kami memutuskan untuk memberikan penawaran kepada Anda, kami akan menghubungi para pemberi rekomendasi, melakukan pemeriksaan latar belakang, dan memverifikasi hak Anda untuk bekerja di negara tempat Anda melamar kerja. Jika lamaran kerja Anda lolos dan Anda menerima pekerjaan di Luno, data pribadi Anda akan menjadi bagian dari berkas karyawan Anda dan akan diproses sesuai dengan pemberitahuan privasi karyawan kami.

Data pribadi yang kami peroleh dan proses

Kami memperoleh kategori data pribadi dari berbagai sumber. Kami memerlukan informasi ini untuk menilai kesesuaian Anda dengan peran dan pekerjaan tersebut. Anda tidak perlu memberikan informasi yang kami minta; namun, jika Anda memilih untuk tidak memberikan informasi tersebut, hal ini dapat memengaruhi lamaran Anda untuk bekerja bersama kami.

Klik di sini untuk melihat kategori spesifik data pribadi yang mungkin kami proses

Data pribadi sensitif

Kami dapat diwajibkan untuk mengumpulkan data pribadi yang dianggap sensitif atau diklasifikasikan sebagai data pribadi "kategori khusus". Data pribadi sensitif biasanya memerlukan perlindungan tambahan berdasarkan hukum setempat. 

Kami hanya akan memproses data pribadi yang sensitif untuk tujuan terbatas dan jika diizinkan oleh hukum setempat dalam keadaan berikut:

• Kami dapat meminta Anda untuk mengungkapkan adanya daftar penipuan, hukuman pidana, dan/atau pelanggaran apa pun sebagai bagian dari tahap akhir proses lamaran untuk memutuskan apakah kami akan melanjutkan penawaran peran yang relevan kepada Anda. Kami juga dapat memeriksa informasi ini secara independen dengan penyedia layanan eksternal bersama informasi tentang skor kredit Anda. Mengingat sifat layanan yang ditawarkan Luno kepada para pelanggannya, peran apa pun membutuhkan tingkat kepercayaan dan integritas yang tinggi, sehingga kami menggunakan informasi ini untuk meyakinkan diri kami sendiri bahwa tidak ada hal yang membuat Anda tidak sesuai untuk peran tersebut.                                                                                                                                                                                                                                                           

• Anda dapat mengungkapkan keyakinan agama, status disabilitas, kesehatan, atau kondisi medis apa pun yang dapat membantu kami dalam melakukan penyesuaian yang tepat selama proses rekrutmen.                                                                                                                                                           

• Untuk kandidat di Afrika Selatan, kami mungkin akan meminta Anda memberi tahu kami tentang ras, jenis kelamin, dan status disabilitas Anda untuk tujuan pengambilan data, di mana hal ini diperlukan untuk memenuhi kewajiban transformasi kami yang terkait dengan perekrutan.

Mengapa kami menggunakan data pribadi

Bagian ini menjelaskan alasan kami menggunakan data pribadi dan dasar hukum yang menjadi landasan kami untuk menggunakannya. Dalam sebagian besar kasus, kami menggunakan data pribadi karena kami memiliki kepentingan yang sah untuk melakukannya, untuk mengambil langkah-langkah guna mengadakan kontrak kerja dengan Anda, dan untuk mematuhi kewajiban hukum kami. Kami juga dapat meminta persetujuan Anda sebelum menggunakan data pribadi tertentu mengenai Anda, termasuk jika hukum di negara tempat tinggal Anda tidak mengakui satu atau beberapa dasar hukum ini.

Klik di sini untuk melihat alasan kami yang lebih terperinci mengenai pemrosesan data pribadi

Bagaimana kami memperoleh data pribadi

Kami memperoleh data pribadi dari sumber-sumber berikut:

• Anda, sebagai pelamar kerja, ketika Anda mengirimkan lamaran secara online atau mengirim lamaran spekulatif melalui email.                                   

• Nama pemberi rekomendasi yang Anda sebutkan saat kami menghubungi mereka untuk mendiskusikan lamaran Anda dengan mereka.                    

• Sumber yang tersedia secara publik seperti LinkedIn, situs karier, dan papan lowongan kerja.                                                                                                 

• Karyawan atau alumni Luno yang telah merekomendasikan Anda kepada kami.                                                                                                                           

• Perekrut dan pencari tenaga kerja.                                                                                                                                                                                                             

• Pihak ketiga lainnya seperti layanan skrining, agensi penegak hukum, dan otoritas pemerintah. 

Dengan siapa kami berbagi data pribadi dan alasannya

Luno melibatkan penyedia layanan pihak ketiga dan bekerja sama dengan mitra dan pihak ketiga lainnya yang mendukung proses penerimaan karyawan kami. Hal ini mewajibkan kami untuk membagikan atau memberikan akses ke data pribadi untuk alasan yang diberikan di bawah ini.

Penyedia layanan pihak ketiga

Penyedia layanan kami yang membantu kami mengelola proses rekrutmen. Penyedia ini bertindak atas nama kami sebagai pemroses data dalam hal kontrak dengan Luno. Mereka tidak dapat memproses data pribadi tentang Anda kecuali kami telah menginstruksikan mereka untuk melakukannya dan mereka tidak boleh membagikannya kepada pihak lain. Semua penyedia layanan pihak ketiga kami diwajibkan untuk mengambil langkah-langkah keamanan yang sesuai untuk melindungi data pribadi Anda dan menjaganya tetap rahasia.

Penyedia layanan yang kami gunakan dalam proses rekrutmen kami meliputi:

• Greenhouse: Jika Anda mengajukan lamaran kepada kami melalui situs web kami, artinya lamaran Anda dikirimkan melalui Greenhouse, yang akan menyimpan data lamaran Anda. Hanya karyawan Luno yang berwenang yang dapat mengakses lamaran Anda. Greenhouse menyediakan layanan ini kepada kami berdasarkan kontrak. 

• HackerRank: untuk melaksanakan tes pra-kerja kami.

Luno Group 

Tugas-tugas rekrutmen tertentu dapat dilakukan oleh karyawan dari perusahaan Luno selain dari perusahaan tempat Anda mengajukan lamaran untuk memproses lamaran Anda. Semua entitas Luno Group diwajibkan untuk mengambil langkah-langkah keamanan yang tepat guna melindungi data pribadi Anda dan menjaganya tetap rahasia.

Pihak ketiga lainnya

Kami juga dapat membagikan data pribadi tentang Anda kepada pihak ketiga berikut ini:

• Layanan skrining latar belakang seperti Refinitiv WorldCheck, HireRight, LexisNexis, MIE, serta basis data pemerintah.                                                

• Perekrut, untuk memberi tahu mereka hasil lamaran Anda.                                                                                                                                                               

• Otoritas penegak hukum                                                                                                                                                                                                                              

• Instansi pemerintah dan regulator lainnya

Jika pemrosesan data dilakukan atas nama kami, kami membuat perjanjian terpisah dengan penyedia layanan, yang disebut perjanjian pemrosesan data, yang memastikan bahwa mereka memproses data pribadi atas instruksi kami dan menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasi yang sesuai untuk menjaga keamanan data pribadi dan melindungi hak-hak Anda.

Terkadang pihak ketiga dapat menggunakan data pribadi untuk mematuhi kewajiban hukum mereka sendiri, misalnya pemroses pembayaran dan bank, pihak lain dapat menggunakan data, biasanya dalam bentuk anonim dan agregat, untuk meningkatkan layanan mereka. Jika mereka melakukan ini, mereka melakukannya sebagai pengendali data dan bertanggung jawab atas kepatuhan terhadap undang-undang perlindungan data.

Transfer internasional data pribadi

Data pribadi dapat ditransfer ke, dan diproses di, negara selain negara tempat Anda berada. Negara-negara ini mungkin memiliki undang-undang perlindungan data yang berbeda dengan undang-undang di negara Anda dan mungkin memiliki undang-undang yang memberikan level perlindungan yang lebih rendah. 

Misalnya, data pribadi akan diproses oleh perusahaan Luno di berbagai yurisdiksi dan oleh pihak ketiga kami yang beroperasi di seluruh dunia. Kami hanya akan mentransfer data pribadi jika diizinkan oleh hukum setempat dan dengan perlindungan yang sesuai seperti klausul kontrak standar.

Berapa lama kami menyimpan data pribadi

Jika lamaran Anda lolos dan Anda menerima tawaran dari kami, data pribadi akan disimpan sesuai dengan pemberitahuan privasi karyawan kami. 

Jika Anda tidak lolos, kami akan menyimpan data pribadi hingga 12 bulan setelah kami menyampaikan keputusan kami kepada Anda, kecuali jika hukum setempat mewajibkan jangka waktu yang lebih lama, sesuai dengan kebijakan penyimpanan data dan jadwal penyimpanan data kami. Kami menyimpan lamaran Anda untuk mengantisipasi adanya tuntutan hukum dan untuk memastikan bahwa proses rekrutmen kami adil, transparan, dan tidak mendiskriminasi secara tidak adil. Kami juga akan menyimpan data pribadi Anda untuk audit internal dan pengumpulan talenta, serta data agregat yang dianonimkan untuk menganalisis keberagaman, kesetaraan, dan efektivitas inklusi kami. Setelah periode ini, kami akan memusnahkan lamaran Anda secara aman. 

Kami akan meminta izin Anda untuk menyimpan lamaran Anda selama lebih dari 12 bulan jika kami merasa bahwa Anda mungkin sesuai untuk kesempatan kerja yang mungkin terbuka di masa mendatang.

Menjaga keamanan data pribadi

Luno sangat menjunjung tinggi keamanan data dan telah menerapkan langkah-langkah keamanan yang tepat untuk mencegah hilangnya data pribadi secara tidak sengaja, digunakan atau diakses dengan cara yang tidak sah, diubah, atau diungkapkan. Kami membatasi akses ke data pribadi Anda hanya untuk karyawan, agen, kontraktor, dan pihak ketiga lainnya yang memiliki kepentingan bisnis untuk mengetahui (need-to-know) dalam proses perekrutan. Mereka hanya akan memproses data pribadi Anda berdasarkan instruksi kami dan mereka tunduk pada kewajiban kerahasiaan. Kami juga memiliki prosedur untuk menangani dugaan pelanggaran keamanan data dan akan memberi tahu Anda dan regulator yang berlaku mengenai dugaan pelanggaran jika kami diwajibkan secara hukum untuk melakukannya.

Hak Anda

Bergantung pada hukum yang berlaku dan keadaan pemrosesan, Anda mungkin berhak untuk menggunakan hak-hak berikut:

• Meminta kami untuk memberi Anda akses ke data pribadi. 

Hak ini memberi Anda wewenang untuk menerima konfirmasi bahwa kami memproses data pribadi yang berkaitan dengan Anda dan terkadang Anda juga dapat meminta salinan data pribadi tersebut. Ingatlah bahwa Anda dapat mengakses dan memperbarui detail Anda di Greenhouse kapan saja.

• Meminta agar data pribadi yang berkaitan dengan Anda untuk dihapus. 

Hak ini memberi Anda wewenang untuk meminta kami menghapus atau menghilangkan data pribadi mengenai Anda. Harap diperhatikan bahwa kami mungkin tidak dapat memenuhi permintaan Anda baik secara keseluruhan maupun sebagian karena alasan hukum tertentu. Apabila tidak dapat memenuhi permintaan Anda, kami akan menghubungi Anda untuk memberikan alasan keputusan kami.

• Menolak pemrosesan data pribadi. 

Apabila kami memproses data pribadi berdasarkan kepentingan sah kami, namun Anda meyakini bahwa terdapat keadaan yang membuat kami tidak boleh melakukannya, Anda dapat mengajukan keberatan; namun ada saatnya kami dapat menunjukkan alasan yang sah untuk mengesampingkan keberatan Anda. Jika kami meyakini bahwa kami memiliki alasan yang sah untuk mengabaikan keberatan Anda, kami akan menghubungi Anda untuk memberikan alasan keputusan kami. Anda juga dapat menolak pemrosesan kami untuk tujuan mengirimkan komunikasi pemasaran langsung kepada Anda. 

• Meminta agar pemrosesan dibatasi. 

Jika Anda tidak yakin dengan keakuratan data pribadi yang kami proses yang berkaitan dengan Anda atau menurut Anda, kami seharusnya tidak memprosesnya atau alasan kami untuk memprosesnya tidak jelas, Anda dapat meminta kami untuk membatasi pemrosesan.

• Meminta data pribadi yang berkaitan dengan Anda untuk diperbaiki atau diperbarui. 

Anda dapat meminta kami untuk memperbarui catatan yang tidak akurat atau usang. Ingatlah bahwa Anda dapat mengakses dan memperbarui detail Anda di Greenhouse kapan saja. 

• Mengajukan keluhan kepada otoritas pengawas. 

Anda mungkin memiliki hak menurut hukum setempat untuk mengajukan keluhan kepada otoritas pengawas setempat di negara Anda. 

Luno akan menghormati hak-hak tersebut sejauh yang diwajibkan oleh hukum. Anda dapat menggunakan hak-hak Anda dengan mengirimkan permintaan ke [email protected] terlebih dahulu.

Cara menghubungi kami

Jika Anda memiliki pertanyaan terkait dengan Kebijakan Privasi ini atau cara kami menangani data pribadi, silakan hubungi Tim Talent Acquisition kami terlebih dahulu.